Damit so viele Mittel wie möglich den hilfsbedürftigen Menschen direkt zukommen, arbeitet Helping Hands fast ausschließlich mit ehrenamtlichen Mitarbeitern. Dadurch werden Verwaltungskosten im Durchschnitt unter 10% gehalten.
Vor Ort arbeitet Helping Hands soweit möglich nur mit einheimischen Mitarbeitern und Vereinen oder lokalen Nicht-Regierungs-Organisationen. Durch die Partnerschaft mit Nazarene Compassionate Ministries International, dem Katastrophen- und Entwicklungshilfewerk der Internationalen Kirche des Nazareners, stehen zusätzlich Tausende von einheimischen Leitern und Helfern in über 150 Ländern zur Verfügung.
Helping Hands ist ein eingetragener Verein (Amtsgericht Hanau, VR 3782), der selbstlos tätig ist und ausschließlich und unmittelbar gemeinnützige und mildtätige Zwecke verfolgt, im Sinne des Abschnitts "steuerbegünstigte Zwecke" der Abgabenordnung.
Der Verein wird geleitet von einem Vorstand mit 1. und 2. Vorsitzenden und bis zu drei Beisitzern. Sie treffen alle wichtigen Entscheidungen zwischen den Vereinssitzungen. Der Verein besteht aus ordentlichen und fördernden Mitgliedern, die die Aktivitäten von Verein und Vorstand prüfen und genehmigen. Zudem setzt er jährlich externe und interne Prüfer ein. Sie prüfen die Finanzen sowie ihren sachgemäßen Einsatz, damit Finanzeinsatz und Vereinsverhalten auch Inhalt und Geist der Satzung entsprechen.